업무도 교육의 일부다! 업무 보고 잘하는 방법!

제목부터 조금 꼰스럽나요? ^^

저는 현재 기관에 파견중입니다.

기관과 학교가 다른 점은... 학교는 학교 같고 기관은 회사 같다는 점이죠.

명확한 업무가 있고 그것에 대한 책임과 관리하는 상사가 있기 마련입니다. 

우리가 학교에서 하는 업무들이 더 전문화되는 느낌이랄까요?

물론 학교에서는 학생들과의 관계와 수업이 가장 중요한 일이라고 할지라도

저는 학교의 업무도 교육의 일환이라고 생각합니다. 

학생들의 교육활동과 연계가 되어 있다면 그게 뭐든 말입니다.

그런 분위기 속에서 부장, 교감, 교장 선생님는 여러분을 감시하는 나쁜 직장 상사가 아닌

중요한 일을 결정하고 책임을 지는 사람으로써의 조력자라 생각합니다.(사바사인건 인정...)

그렇지 않다고 하더라도 적어도 여러분이 고생하여 추진하고 있는 업무에 대해서 

효율적으로 어필하는 방법, 그리고 지원을 명확하게 요청하는 방법은 꼭 필요하다고 생각합니다. 

업무를 시작하기 위해서 또는 업무의 중간보고나 최종보고를 하고자 한다면 꼭 한번 읽어보시길 바랍니다. 

꼭 교감 교장 선생님이 아니더라도 교무회의 등에서 사업 계획을 이야기 할 때도 미리 생각해보는 것이 좋아요.

그냘 계획서를 읽는 건은 누구에게도 힘든 일이 될 테니까요.

1. 준비물 

우선 준비물은 1장짜리로 요약한 문서가 2부 필요합니다.

하나는 상대방에게 전달하여 보고와 함께 살펴볼 수 있도록 제공하고 하나는 내가 보면서 보고하고 필요한 내용을 메모할 수 있도록 합니다. 메모를 하는 것은 상대방의 이야기를 놓치지 않고 기억하게 해줄 수 있을 뿐만 아니라 경청의 자세를 보여줄 수도 있습니다.

2. 요약문서 내용

요약문서의 내용은 사람마다 다른데 제가 주로 사용하는 양식은 다음과 같습니다.

가. 프로젝트명 : 지금 말하고자 하는 내용을 이야기 합니다. 예를 들면 "~~에 관련된 이야기를 하고자 합니다"

나. 배경상황 : 프로젝트를 하게 된 배경상황을 이야기합니다. 관련 경험, 관련 문서, 관련된 현 상황등을 이야기합니다.

다. 문제상황 :  배경상황에서 일어나거나 일어날 수 있는 문제상황을 이야기 합니다. 우리 프로젝트의 필요성이자 목적이 됩니다.

라. 해결방안 : 그 해결방안을 문제상황의 해결에 도움이 되도록 제시합니다. 문제상황과 연결되는 해결방안이여야 합니다. 

마. 세부내용 : 필요 시 그 해결방안에 대한 세부 내용을 넣을 수도 있습니다. 단, 세부라 할지라도 너무 디테일할 필요는 없습니다.

바. 기대효과 : 우리가 함께 이 프로젝트를 했을 때 얻을 수 있는 기대효과를 제시합니다.

사. 업무협력요청 사항 : 여기까지 말씀하셨다면 이제 다왔습니다. 상사 또는 동료에세 업무협력요청을 명확하게 합니다. 듣는 이에게 가장 중요한 건 "그래서 내가 뭘하면 되지?"입니다. 설득하는 것은 바 단계에서 종료하고 이제 해야할 일을 명확하게 제시합니다.

3. 태도 

자신감이 가장 중요하겠죠? 혼나는 거 아니니까 머뭇거리지 말고 당당하고 솔직하게 이야기를 해보세요. 혹시 도움이 될만한 것들을 제시해 줄 때는 빠짐없이 메모를 하여 수정 보완하다보면 업무의 노하우가 될 수 있습니다. 또한 군더더기나 속임수를 빼는 것이 좋습니다. 당당하게 저는 무엇을 할 것이고, 이게 왜 필요한 지 어떻게 진행될 것인지, 그리고 우리 학교에 어떤 도움이 되기를 기대하며 당신이 해줄 것이 무엇인지 이야기해보세요.

모두가 바쁘고 힘든 나날이지만 수업만큼이나 업무가 주는 보람이 있습니다. 

힘들고 귀찮다고 거부하기 보다는 

피할 수 없다면!! 내 업무에서는 전문가가 되어 보시는 것은 어떨까요?